Arşiv Taşımacılığı
Kurumsal belgeler, hukuki dosyalar ve tarihi dokümanların taşınması; güvenli zincir, sayım kontrolü ve nem-ısı yönetimiyle arşiv bütünlüğünü korur.
Arşiv Taşımacılığı
Kurumsal belgeler, hukuki dosyalar ve tarihi dokümanların taşınması; güvenli zincir, sayım kontrolü ve nem-ısı yönetimiyle arşiv bütünlüğünü korur.
Kayıp Belge Bazen Yıllık Davayı Duraksatır
Bir mahkeme dosyası taşıma sırasında kaybedilirse o davayla ilgili yıllarca süren süreç sekteye uğrar. Muhasebe kayıtlarının nem alması ise ağır para cezalarına dönüşebilir. Arşiv taşımacılığı bu yüzden nakliyat değil; belge güvenliği yönetimidir.
Bir kutu bile sayımdan düşse sonuç büyük olabilir. Barkodlu sistem her kutuyu takip eder; kayıp mümkün değil, kaybın tespiti anında olur.
Arşiv Materyali Koruma Standartları
- Asitsiz mukavva kutu; asitli ambalaj belgeyi yıllar içinde tahrip eder
- Her kutuya nem emici silika jel eklenir; çift kat nemden korunur
- Araç içi sıcaklık 15-20°C aralığında tutulur
- Her kutu barkodlu etiketle numaralandırılır
- Dijital envanter taşımadan önce tamamlanır; sonradan güncellenmez
Belge Türlerine Göre Risk Sınıflandırması
| Belge Türü | Risk Seviyesi | Özel Önlem |
|---|---|---|
| Hukuki dosyalar | Kritik | Mühürlü kilitli kasa |
| Muhasebe kayıtları | Yüksek | Çift sayım tutanağı |
| Tarihi belgeler | Çok yüksek | Arşivci gözetiminde taşıma |
| Personel dosyaları | Yüksek | Gizlilik taahhütnameli ekip |
Taşıma Sonrası Yeniden Yerleştirme Protokolü
- Yeni arşiv alanının nem ve ısı ölçümleri yapılır; uygun değilse müdahale edilir
- Kutular barkod sırasına göre rafa yerleştirilir; karışıklık sıfırlanır
- Dijital envanter fiziksel sayımla birebir doğrulanır
- Erişim yetkisi listesi güncellenir ve yetkiliye teslim edilir
İlk 24 Saat Neden Kritik?
Taşıma tamamlandıktan sonra yapılan ilk sayım, olası sorunları telafi edilebilir kılar. 24 saat geçtikten sonra yapılan bildirimler sigorta kapsamı dışına düşebilir; bu süreyi asla kaçırmayın.